Voorheen moest je elke banktransactie handmatig koppelen aan de juiste factuur of het juiste bonnetje. Dit kostte veel tijd, vooral bij administraties met honderden transacties per maand. Je zocht naar het juiste factuurnummer in de omschrijving, controleerde of het bedrag klopte en maakte de koppeling. Bij deelbetalingen of verzamelbetalingen werd het nog ingewikkelder.
Wat is nieuw?
Easybooker analyseert nu automatisch elke banktransactie en koppelt deze aan de juiste documenten. Dit gebeurt door slimme matching-algoritmen te combineren met AI-analyse en je eigen Beleidsregels. Het systeem herkent factuurnummers, contacten en bedragen, houdt rekening met wisselkoersen en deelbetalingen, en leert van je eerdere keuzes.
Deze functie is momenteel beschikbaar als Beta. Je kunt deze activeren via: Administratie instellingen > Beta-functies > Automatisch financiële mutaties verwerken.
Hoe het werkt
Wanneer een nieuwe banktransactie binnenkomt, analyseert Easybooker de transactiegegevens en zoekt naar bijbehorende documenten. Het systeem combineert meerdere signalen: de naam en het rekeningnummer van de tegenpartij, verwijzingen in de omschrijving, bedragen en datums. Waar mogelijk herkent de AI patronen uit eerdere betalingen.
Als er Beleidsregels van toepassing zijn, hebben deze altijd voorrang. De AI weegt vervolgens alle beschikbare informatie af om de meest logische match te bepalen. Bij voldoende zekerheid wordt de transactie automatisch gekoppeld en geboekt.
Wat je kunt verwachten
Perfecte matches
Wanneer het factuurnummer in de omschrijving staat en het bedrag exact klopt, wordt de transactie direct verwerkt. Dit zijn de meest voorkomende situaties.
Deelbetalingen
Als een klant een deel van een factuur betaalt, herkent het systeem dit. De transactie wordt gekoppeld aan de factuur en het resterende bedrag blijft openstaan.
Verzamelbetalingen
Wanneer één betaling bedoeld is voor meerdere facturen, probeert Easybooker de betaling correct te splitsen en te koppelen aan de respectievelijke documenten. Dit gebeurt op basis van de totale bedragen van openstaande facturen of op basis van historische patronen.
Terugkerende kosten zonder document
Sommige transacties hebben geen bijbehorend document, zoals bankkosten of software-abonnementen. Als Easybooker een duidelijk historisch patroon herkent (bijvoorbeeld maandelijkse afschrijving wordt altijd geboekt op 'Bankkosten'), voert de AI de boeking automatisch uit op de juiste grootboekrekening, zelfs zonder factuur.
Bij onzekerheid
Als de AI geen betrouwbare match kan vinden—bijvoorbeeld omdat er meerdere facturen met hetzelfde bedrag openstaan zonder referentie—wordt geen actie ondernomen. De transactie blijft onverwerkt zodat je deze handmatig kunt beoordelen.
Fine-tuning met Beleidsregels
Hoewel de standaard matching-logica krachtig is, heeft elke organisatie unieke processen. Met Betalingsbeleid (een type Beleidsregel) kun je de matching-logica direct beïnvloeden.
Je kunt regels instellen zoals:
- Oudste document eerst: "Bij meerdere matchende documenten boek automatisch tegen het oudste document"
- Specifieke grootboekrekening: "Boek transacties van 'Transactiekosten BV' altijd direct op grootboekrekening 'Betaalkosten', ook als er geen factuur is"
- Prioriteren van exacte matches: Hoewel dit standaard gedrag is, kun je dit expliciet afdwingen voor specifieke leveranciers
Beleidsregels hebben altijd voorrang op historische patronen. Dit garandeert dat jouw vastgelegde beleid leidend is.
Lees meer over het instellen hiervan op de pagina Beleidsregels.
Bekende beperkingen (Beta)
Omdat deze functie nog in ontwikkeling is, zijn er enkele bekende beperkingen waar we aan werken:
- Dubbele boekingen bij gedeeltelijke matches: In sommige gevallen kan het voorkomen dat een betaling die al gedeeltelijk is gekoppeld, opnieuw volledig wordt geboekt. We werken aan betere detectie van bestaande gedeeltelijke koppelingen.
We monitoren alle automatische koppelingen en verbeteren het algoritme continu op basis van de resultaten.
Wat betekent dit voor jou?
- Je bespaart uren per maand op het handmatig koppelen van transacties
- Je voorkomt fouten door geautomatiseerde matching op basis van meerdere factoren
- Je krijgt consistente verwerking doordat Beleidsregels altijd worden toegepast
- Je behoudt volledige controle omdat onzekere matches niet automatisch worden verwerkt
- Je administratie blijft actueel doordat betalingen direct worden gekoppeld
Wil je het proberen?
Automatisch afletteren is momenteel beschikbaar als Beta-functie. Je kunt deze activeren via: Administratie instellingen > Beta-functies > Automatisch financiële mutaties verwerken.
Heb je vragen of feedback? Laat het ons weten via support@easybooker.nl of op easybooker.supahub.com.