Voorheen waren automatiseringsregels complex om in te stellen en niet flexibel genoeg voor conceptuele boekhoudkundige situaties. Je moest vaak technische formules schrijven. Ook nam Easybooker je boekingsgedrag niet altijd goed over en kreeg je geen automatische waarschuwingen bij potentiële problemen.
Wat is nieuw?
Easybooker v4 introduceert beleidsregels die je in normale taal kunt beschrijven, neemt je boekingsgedrag veel beter over en genereert automatisch controle signalen wanneer documenten extra aandacht nodig hebben.
Om een soepele overgang te garanderen, zetten we de komende weken alle administraties gefaseerd over. Wil je niet wachten? Activeer v4 via: Instellingen > Document verwerking > Model versie > v4.
Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste wijzigingen.
Nieuw in v4
Introductie van Beleidsregels
De Automatiseringsregels waren geschikt voor specifieke scenario's, maar misten de flexibiliteit en kracht om effectief om te gaan met conceptuele boekhoudkundige situaties. We wilden een oplossing die niet alleen krachtiger is, maar ook veel gemakkelijker in te stellen. (Achter de schermen overwegen we de oude technologie nog wel te gebruiken als interne tool).
Daarom introduceren we Beleidsregels.
Beleidsregels stellen je in staat om je boekhoudbeleid in normale taal te beschrijven, alsof je het uitlegt aan een collega. Onze AI interpreteert je instructies, begrijpt de boekhoudkundige context en past deze consequent toe op relevante documenten.
Jij focust op het beleid, wij zorgen voor de uitvoering.
Beleidsregels zijn super krachtig en kunnen worden ingezet voor diverse scenario's:
- Samenvatten van bonnetjes: Groepeer automatisch alle regels op supermarkt- of bouwmarktbonnetjes.
- Kostenverdeling (Privégebruik): Stel bijvoorbeeld in dat telefoniefacturen automatisch voor 20% als privé worden geboekt.
- Grootboekrekeningen specificeren: Gebruik specifieke grootboekrekeningen voor unieke situaties.
- BTW-tarieven aanpassen: Pas automatisch het juiste tarief toe, bijvoorbeeld bij toepassing van de Kleineondernemersregeling (KOR).
Daarnaast kun je met Beleidsregels ook je eigen Controle Signalen genereren wanneer een document extra aandacht vereist (zie hieronder).
Benieuwd? Hier vind je meer informatie over beleidsregels.
Let op: Beleidsregels kunnen momenteel nog geen aanpassingen maken aan contacten- of leveranciersgegevens.
Herkenning van Dubbele Documenten
We hebben een robuuste controle ingebouwd voor dubbel (of vaker) ingestuurde documenten. We maken nu een unieke digitale vingerafdruk van alle verwerkte bijlages. Als er een nieuw document binnenkomt en alle bijlages zijn al bij ons bekend, dan verwerken we het document niet en markeren we deze automatisch als 'Dubbel'.
Proactieve Controle Signalen
Easybooker genereert nu automatisch Controle Signalen (waarschuwingen) wanneer een document mogelijk extra aandacht nodig heeft. Deze signalen verschijnen in het document overzicht. Als je een signaal hebt bekeken, kun je deze als 'verwerkt' markeren waarna hij verdwijnt.
We genereren nu standaard signalen voor:
- Afwijking in Totalen: Wanneer de totalen van de boekingsregels niet overeenkomen met het totaal op het document (we hanteren nauwe marges: vanaf een afwijking van 0,5 cent inclusief btw, en 1,5 cent exclusief btw).
- Mogelijke Bedrijfsmiddelen: Wanneer een factuur mogelijk investeringen bevat die geactiveerd moeten worden.
Binnenkort brengen we een update uit die je in één oogopslag laat zien welke controles er nog openstaan.
Verbeterd in v4
Sterker zelflerend vermogen met jouw boekingsstijl
In v4 nemen we je historisch boekings gedrag veel beter over. Het verwerkingsproces is nu als volgt:
- Analyse: Nadat we een factuur hebben verwerkt, analyseren we de vorige boekingen van de betreffende leverancier én de Beleidsregels die van toepassing zijn.
- Aanpassing: Op basis van deze gecombineerde analyse passen we het boekingsvoorstel aan zodat het past bij jouw beleid en unieke boekingsstijl.
- Controle: Tot slot controleert ons algoritme na deze aanpassingen nog eenmaal of de regels kloppen met de totalen. Zo niet, dan krijg je een Controle Signaal.
Beleidsregels hebben altijd voorrang op historisch boekingsgedrag. Dit garandeert dat jouw vastgelegde beleid altijd wordt nageleefd.
Word er toch iets niet geboekt zoals jij het wilt? Maak dan een Beleidsregel aan om consistentie af te dwingen, laat feedback achter zodat wij ernaar kunnen kijken (in de tussentijd neemt de AI het ook voor je mee!) of voer een handmatige correctie in waarna Easybooker de volgende keer je gedrag over neemt.
Nauwkeurigere BTW-Verwerking
Voorheen keken we globaal op een factuur of deze BTW-vrijgesteld is. Nu analyseren we dit per boekingsregel. Dit is met name belangrijk voor een correcte verwerking van facturen afkomstig van banken, verzekeringen en payment providers zoals Riverty.
Speciale Verwerking voor EasyPark
Facturen van EasyPark zijn notoir lastig. Bij veel parkeertransacties ontstaan er vaak significante afrondingsverschillen tussen het detailoverzicht en de totalen op het document. We hebben een speciale verwerkingsmethode ingebouwd om deze facturen nu correct te interpreteren en te boeken.
Overig
Vernieuwde Website en Groei
Easybooker is de afgelopen maand significant gegroeid in team en ambitie. Daarbij hoort een nieuwe uitstraling. Onze website krijgt een flinke update met een nieuwe roadmap, mogelijkheden om feedback te geven op specifieke items, en een duidelijkere communicatie van ons verhaal.
Blik op de toekomst
v4 vormt de nieuwe, stabiele basis waarop we verder bouwen. We houden dit nieuwe model nauwlettend in de gaten.
In tegenstelling tot voorgaande grote versies, zullen we vanaf nu vaker kleinere, incrementele updates aan het algoritme uitbrengen. Dit stelt ons in staat om sneller te innoveren en continue verbeteringen door te voeren.
Daarnaast staan de volgende grote projecten op de planning:
- Automatisch afletteren van betalingen: Betalingen automatisch matchen met openstaande posten
- Verwerking belastingdienst betalingen: Betalingen aan de Belastingdienst (Loonheffing, Omzetbelasting, VPB) herkennen en automatisch de juiste journaalposten aanmaken
- Exact Online integratie
We blijven continu werken aan diverse verbeteringen aan de interface en functionaliteiten op basis van jullie feedback.
Wat betekent dit voor jou?
- Meer controle: Je beschrijft je boekhoudbeleid in normale taal in plaats van complexe formules
- Betere boekingen: Easybooker neemt je specifieke boekingsgedrag veel beter over
- Minder fouten: Automatische controle signalen waarschuwen je bij potentiële problemen
- Schonere administratie: Dubbele documenten worden automatisch herkend en gefilterd
- Nauwkeuriger BTW: BTW wordt per boekingsregel geanalyseerd in plaats van globaal per factuur
Heb je feedback op deze update, plannen of wensen voor de toekomst? Laat het ons weten!