OCR zet pixels om naar tekst. Automatische verwerking zet die tekst om naar boekingen die kloppen. Dat verschil lijkt klein, maar het bepaalt of je administratie vanzelf doorloopt of dat je alsnog blijft corrigeren.
Wij gebruiken OCR als startpunt en automatiseren de first mile: ophalen, afletteren, boeken en signaleren. Wil je zien wat dit voor jouw administratie doet? Plan een korte demo.
Veel accountants en boekhouders zoeken op "beste OCR factuurverwerking" of "scan en herken". OCR-technologie zet afbeeldingen en scans om in digitale tekst, waardoor handmatig overtypen verleden tijd is. Maar tekstherkenning alleen is niet hetzelfde als automatisch boeken. Wij leggen uit waar OCR stopt en waar automatische verwerking begint.
Wat is OCR en wat doet het?
OCR staat voor Optical Character Recognition. De technologie herkent tekst op documenten zoals facturen, bonnetjes en bankafschriften en zet deze om naar digitale, verwerkbare data. Moderne OCR-software haalt bedragen, datums, leveranciersnamen en btw-tarieven van documenten en maakt deze beschikbaar voor verdere verwerking.
De voordelen van goede OCR-software zijn duidelijk: je bespaart tijd op handmatige invoer, vermindert tikfouten en kunt grotere volumes documenten verwerken. Veel boekhoudpakketten en standalone tools bieden OCR-functionaliteit die nauwkeurig kan overnemen wat er op een document staat.
Waar OCR stopt
OCR is uitstekend in herkennen wat er op een document staat. Maar herkennen is niet hetzelfde als begrijpen. En begrijpen is niet hetzelfde als correct verwerken.
Een OCR-systeem kan bijvoorbeeld lezen dat een factuur €847,50 bedraagt en afkomstig is van leverancier X. Maar het weet niet automatisch op welke grootboekrekening dit bedrag thuishoort, welk btw-tarief van toepassing is, of deze leverancier afwijkende afspraken heeft, of hoe jij soortgelijke facturen in het verleden hebt geboekt.
Hier ontstaat het probleem. Veel OCR-tools vereisen dat je handmatig regels configureert: als leverancier X, dan grootboekrekening Y. Dit werkt voor eenvoudige, repetitieve situaties. Maar zodra de context verandert, bijvoorbeeld een leverancier die zowel brandstof als eten verkoopt, of een factuur met meerdere btw-tarieven, schieten rigide regels tekort.
Zo deelde iemand op LinkedIn hoe een bekende scan-en-herkentool tankkosten automatisch boekt als het bonnetje een bekende pompnaam bevat. Tot je er een broodje bij koopt. Dan wordt je lunch geboekt als brandstofkosten.
Wat automatische verwerking betekent
Automatische verwerking gaat verder dan tekstherkenning. Het betekent dat een systeem niet alleen leest wat er op een document staat, maar ook begrijpt wat ermee moet gebeuren en dit daadwerkelijk uitvoert.
Wij automatiseren de first mile van de boekhouding: ophalen, afletteren, boeken en signaleren. Dit betekent dat documenten niet alleen worden herkend, maar ook automatisch worden gekoppeld aan de juiste leverancier, geboekt op de juiste grootboekrekening, voorzien van het correcte btw-tarief, afgeletterd op openstaande posten, en gecontroleerd op afwijkingen en duplicaten.
Dit gebeurt zonder dat je voor elke leverancier of situatie handmatig regels hoeft in te stellen. Ons algoritme analyseert de documentinhoud, vergelijkt met eerdere beslissingen en past vastgelegde beleidsregels toe.
Hoe wij verder gaan dan OCR
Wij zien OCR als een startpunt, niet als eindpunt. Tekstherkenning is een noodzakelijke eerste stap, maar de waarde zit in wat je er vervolgens mee doet. Waar de meeste tools stoppen bij het herkennen van wat er op een document staat, of alleen boeken via handmatig ingestelde regels, gaan wij verder.
Het verschil zit in drie lagen die bovenop OCR komen:
Contextueel begrip. Ons algoritme begrijpt dat een factuur van een tankstation brandstofkosten betreft, ook als je nog nooit eerder bij dat specifieke station hebt getankt. En het herkent wanneer datzelfde bonnetje ook winkelartikelen bevat die apart geboekt moeten worden.
Beleidstoepassing. Je legt je werkwijze vast in normale taal, zoals je het aan een collega zou uitleggen. Wij passen dit beleid consequent toe op alle relevante documenten, zonder dat je voor elke situatie een aparte regel hoeft te maken.
Zelflerend vermogen. Wij analyseren je eerdere boekingen en nemen je boekingsstijl over. Als je een correctie doorvoert, leren wij hiervan en passen dit toe bij de volgende vergelijkbare factuur.
Beleidsregels: jouw werkwijze, automatisch toegepast
Elk kantoor heeft zijn eigen manier van werken: hoe je omgaat met buitenlandse reizen, hoe je bonnetjes samenvat en welke grootboekrekeningen je gebruikt. Dit vastleggen in rigide als-dit-dan-dat-regels is tijdrovend en onderhoudsintensief.
Beleidsregels laten je dit vastleggen in normale taal. Je schrijft bijvoorbeeld: "Vat alle supermarktbonnetjes samen" of "Boek telefonie voor 20% onder privékosten". Ons algoritme begrijpt de boekhoudkundige context en past dit consequent toe.
Dit werkt fundamenteel anders dan traditionele regelgebaseerde systemen. In plaats van regels te maken voor elke leverancier afzonderlijk, maak je regels voor concepten. "Boek tankstationbonnetjes op brandstofkosten" werkt voor Shell, BP, Texaco en elk ander tankstation dat wij tegenkomen, zonder dat je elk station apart hoeft te configureren.
Je kunt ook controlesignalen genereren. Markeer facturen boven een bepaald bedrag voor handmatige controle, of vraag handmatige controle aan voor facturen van nieuwe leveranciers. Zo automatiseer je de bulkverwerking en behoud je controle waar het ertoe doet.
Zelflerend vermogen: verbeteren door correcties
Naast beleidsregels leren wij van je correcties. Wij leren direct van de boekingen van de laatste zes maanden in je boekhoudpakket, zodat we aansluiten op jouw werkwijze. Als je een boekingsvoorstel aanpast in je reguliere boekhoudpakket, analyseren wij wat er anders moest en passen dit toe bij de volgende vergelijkbare factuur.
Dit werkt als volgt: wij verwerken een factuur eerst op basis van algemene kennis. Vervolgens analyseren wij de vorige boekingen van de leverancier en de beleidsregels die van toepassing zijn. Op basis van deze gecombineerde analyse passen wij het document aan zodat het past bij jouw beleid en boekingsstijl.
Beleidsregels hebben altijd voorrang. Als er een conflict is tussen je eerdere boekingsgedrag en een actieve beleidsregel, wordt de beleidsregel gevolgd. Dit zorgt ervoor dat jouw vastgelegde beleid altijd wordt nageleefd.
Praktijkvoorbeeld: een tankbon met een broodje
Stel je voor: een ondernemer tankt bij een pompstation en koopt tegelijk een broodje en een koffie. Het bonnetje bevat drie regels met verschillende btw-tarieven.
Een OCR-systeem herkent de tekst op het bonnetje: het totaalbedrag, de naam van het pompstation, de datum. Een regelgebaseerd systeem ziet de pompnaam en boekt alles op brandstofkosten.
Wij analyseren de context. De brandstof wordt geboekt op autokosten met 21% btw. Het broodje en de koffie worden geboekt op representatiekosten met 9% btw. Dit gebeurt automatisch, op basis van wat er daadwerkelijk op het bonnetje staat, niet op basis van waar het bonnetje vandaan komt.
Als je bedrijfsbeleid voorschrijft dat consumpties onderweg als kantinekosten worden geboekt in plaats van representatiekosten, leg je dit eenmalig vast als beleidsregel. Vanaf dat moment wordt dit consequent toegepast op alle vergelijkbare situaties.
Wanneer kies je voor OCR, en wanneer voor automatische verwerking?
OCR-software is een goede keuze als je alleen tekstherkenning nodig hebt. Als je bijvoorbeeld documenten wilt digitaliseren voor archivering, of als je een eigen systeem hebt dat de verdere verwerking afhandelt.
Automatische verwerking is de betere keuze als je de complete first mile wilt automatiseren. Als je wilt dat documenten niet alleen worden herkend, maar ook correct worden geboekt, afgeletterd met betalingen en gecontroleerd op afwijkingen. En als je dit wilt bereiken zonder voor elke situatie handmatig regels te configureren.
De keuze hangt ook af van hoeveel tijd je bereid bent te investeren in configuratie en onderhoud. Rigide regels vereisen continu onderhoud: elke nieuwe leverancier, elke afwijkende situatie vraagt om een nieuwe regel. Beleidsgestuurde automatisering past zich aan aan nieuwe situaties zonder dat je steeds opnieuw hoeft te configureren.
Schalen zonder extra personeel
Veel kantoren zoeken junior medewerkers om het groeiende volume aan administratief werk op te vangen. Die medewerkers zijn schaars, kosten tijd om in te werken en vragen een structurele investering in salaris en begeleiding.
Automatische verwerking biedt een alternatief. Je bent binnen vijf minuten live, zonder langdurige implementatietrajecten of technische configuratie. De investering is voorspelbaar en schaalt mee met je klantenbestand. En als het niet bevalt, stop je zonder verdere verplichtingen.
Het verschil met een nieuwe aanname is het risicoprofiel. Een medewerker vraagt maanden om productief te worden en een jaarlijks commitment. Automatisering levert vanaf dag één resultaat en vraagt geen vaste lasten. Voor kantoren die capaciteit zoeken zonder de risico's van uitbreiding is dit een directe oplossing.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen OCR en automatische verwerking?
OCR herkent tekst en zet die om naar data. Automatische verwerking gaat verder: wij begrijpen de context, passen beleidsregels toe, leren van correcties en boeken documenten direct op de juiste grootboekrekening met het juiste btw-tarief.
Wanneer is OCR voldoende, en wanneer heb je automatische verwerking nodig?
OCR is genoeg als je alleen wilt digitaliseren of archiveren. Automatische verwerking is nodig als je documenten direct wilt laten boeken, afletteren en controleren zonder voor elke leverancier handmatige regels te bouwen.
Hoe werkt automatische verwerking met meerdere btw-tarieven op één document?
Wij analyseren de individuele regels op het document en passen per regel het juiste btw-tarief toe. Daardoor worden bijvoorbeeld brandstof, snacks en wasstraat automatisch gesplitst en op de juiste grootboekrekeningen geboekt.
Welke rol speelt AI in automatische verwerking?
AI zorgt dat wij verder gaan dan tekstherkenning. Wij begrijpen context, herkennen patronen in boekingen en passen beleidsregels toe, waardoor documenten automatisch en consistent worden geboekt zonder eindeloos regels bouwen.
Hoe werken beleidsregels in normale taal?
Je schrijft een beleidsregel zoals je het aan een collega uitlegt. Wij vertalen dit naar formeel beleid en passen het consequent toe, zodat je niet per leverancier aparte regels hoeft te maken.
Wat gebeurt er als beleid botst met eerdere boekingen?
Beleidsregels hebben altijd voorrang. Dit zorgt ervoor dat jouw vastgelegde werkwijze consequent wordt gevolgd, ook als dit afwijkt van historische boekingen.
Kan ik controlesignalen instellen in plaats van automatisch boeken?
Ja, je kunt beleidsregels maken die controlesignalen genereren. Je kunt bijvoorbeeld facturen boven een bepaald bedrag markeren of handmatige controle vragen voor specifieke leveranciers of situaties.
Gebruiken jullie OCR, en met welke boekhoudpakketten werkt dit?
Wij gebruiken OCR als startpunt in onze verwerking. Wij werken met Moneybird en Exact Online en koppelen documentherkenning aan automatische boeking en aflettering.
Hoe snel kan ik starten zonder regels te bouwen?
Je bent binnen vijf minuten live. Wij leren van bestaande boekingen en passen beleid toe zonder langdurige configuratie, zodat je direct kunt beginnen met automatische verwerking.