Hallo allemaal! In oktober kreeg Easybooker een nieuw boekingsscherm, een Inbox voor gesprekken met je klanten, één Overzicht van het werk in al je administraties en een stevige ronde btw-verbeteringen. Je logt nu ook in met een passkey, en je collega's kunnen je noemen in een reactie. Hieronder lees je wat er veranderde en waarom.
Oktober in cijfers
- 81 wijzigingen in de changelog: 24 nieuwe functies, 23 verbeteringen en 34 opgeloste problemen.
- 3 boekhoudpakketten op het nieuwe boekingsscherm: Moneybird, Exact Online en Twinfield.
Alle wijzigingen staan ook in de app, onder Instellingen > Changelog.
Het nieuwe boekingsscherm
Tot nu toe zag je in Easybooker wat wij met een document deden, en boekte je het daarna in je boekhoudpakket. Nu doe je dat op één plek. Open een document en je ziet ons voorstel naast de factuur. Pas aan wat nodig is en sla op in Moneybird, Exact Online of Twinfield. Het scherm toont alleen de velden die jouw pakket gebruikt.
Het boekingsscherm: de factuur links, de boeking en de activiteit rechts.
Vraagt een beleidsregel om goedkeuring, dan keur je de controle goed of wijs je hem af in de balk onderaan. Wijs je af met feedback, dan passen wij het voorstel aan en vragen we opnieuw om goedkeuring. In de activiteit plaats je reacties bij een document. Noem je @Easybooker in een reactie, dan voeren wij de gevraagde wijziging uit en antwoorden we in dezelfde draad.
Wie veel boekt, wil niet naar de muis grijpen. Ga met J en K naar het volgende of vorige document, open het opdrachtmenu met ⌘K en druk op ? voor alle sneltoetsen. In een bedragveld typ je een som zoals 120*1,21.
Druk op ? voor de sneltoetsen van het scherm waar je bent.
Meer over het boekingsscherm lees je in Het nieuwe boekingsscherm.
De Inbox is nu voor gesprekken met je klanten
Een klant stuurt zelden alleen een factuur. Er staat een vraag bij, een uitleg of een tweede bonnetje voor een andere administratie. Daarom toont de Inbox nu elke e-mail en elke upload als gesprek. Je antwoordt je klant vanuit dat gesprek, vanaf hetzelfde adres en in dezelfde e-mailreeks. Wij lezen mee en maken de boekingen van de bijlagen.
Per gesprek zie je wat er van jou verwacht wordt.
De lijst met boekingen die eerder Inbox heette, heet nu Boekingen. Oude links openen nog steeds de juiste boeking. Je zet de nieuwe Inbox aan onder Instellingen > Beta-functies, en je kunt hem altijd weer uitzetten.
Rond de Inbox losten we ook een paar hardnekkige problemen op:
- Grote bijlagen. Een e-mail met bijlagen groter dan ongeveer 3 MB kwam niet aan. Nu wel, ook met foto's van bonnetjes.
- Word-documenten. Wij verwerken nu ook .doc en .docx. Een factuur in Word boeken we zoals elke andere factuur.
- Alleen in de cc. Een e-mail met het adres van een administratie alleen in de cc komt nu ook binnen.
- Elektronische facturen. Een UBL-factuur zie je nu als een gewone factuur, met leverancier, regels en totalen.
Meer lees je in De Inbox is nu je e-mailinbox.
Het Overzicht: het werk in elke administratie
Wie tientallen administraties beheert, wil weten waar het werk ligt. De nieuwe pagina Overzicht toont per administratie de gesprekken en boekingen in elke stap, en de voortgang. Klik op een aantal en je opent precies dat werk. Sla je eigen weergave op, bijvoorbeeld alleen de administraties met boekingen ter controle.
Het Overzicht toont per administratie wat er in elke stap staat.
Ook de lijsten zelf werken sneller:
- Zoeken. Druk op / in het Overzicht, Boekingen of de Inbox en typ een naam, referentie of afzender.
- Toetsenbord. Ga met de pijltjestoetsen door een lijst, selecteer met spatie en open met Enter. Schermlezers lezen elke lijst nu als een tabel.
- Labels. Zet je eigen labels op boekingen en gesprekken, zoals ‘Later bekijken’, en filter een weergave op een label.
- Home. De startpagina toont nu het werk dat op je wacht.
Labels staan als kolom in Boekingen. Zet de kolom aan bij Weergave.
Nauwkeuriger boeken, vooral de btw
Een boeking is pas af als de btw klopt. In oktober hebben we vooral gewerkt aan de facturen waar het vaak misging:
- Twee tarieven op één regel. Een hotelovernachting met ontbijt heeft twee btw-tarieven op één regel. Wij verdelen die regel nu over de tarieven op de factuur.
- Btw alleen in de totalen. Toont een factuur of bon de btw alleen onderaan, dan krijgt elke regel nu het juiste tarief.
- Treintickets uit het buitenland. De buitenlandse btw op een treinticket boeken we nu als kosten.
- Documenten zonder btw. Verzekeringsnota's en vliegtickets met een subtotaal vóór andere kosten tellen nu op tot het juiste totaal.
- Minder valse waarschuwingen. Je ziet minder vaak dat de factuurregels niet optellen tot het totaal. Zie je de waarschuwing wel, dan toont hij het echte verschil.
Ook de controles rond een document zijn slimmer geworden. Wij waarschuwen nu als een document aan een ander bedrijf is gericht dan je administratie. Hoort zo'n partij er wel bij, zoals een VvE waarvan je de kosten boekt, dan klik je onder de melding op Vertrouwen. Vinden wij een dubbele factuur, dan tonen we het nummer en de datum van de bestaande factuur, met een link naar je boekhoudpakket. En wij vinden een bestaande leverancier nu ook als alleen het btw-nummer, KvK-nummer of IBAN overeenkomt.
Is een document aan een andere partij gericht, dan vertrouw je die partij met één klik.
Per boekhoudpakket:
- Moneybird. Wij wachten nu tot Moneybird een nieuw document heeft gelezen voordat we het verwerken. De melding ‘Boeking niet gevonden’ hoort daarmee bij het verleden.
- Exact Online en Twinfield. Kan het inkoopboek een vreemde valuta niet aan, dan rekenen wij de bedragen om. Is je administratie niet btw-plichtig, dan vraagt het boekingsscherm geen btw-code meer.
- Twinfield. Inkoop- en memoriaalboekingen komen binnen als conceptboeking, zodat je ze eerst kunt controleren.
Veilig inloggen en samenwerken
Je logt nu in met een passkey: je vingerafdruk, je gezicht of je schermvergrendeling. Je kunt ook tweestapsverificatie met een authenticator-app inschakelen. Beide stel je in onder Instellingen > Beveiliging.
Passkeys en tweestapsverificatie stel je in onder Instellingen > Beveiliging.
Samenwerken gaat ook makkelijker. Noemt een collega je in een reactie, of antwoordt iemand in je draad, dan zie je dat onder Meldingen in de zijbalk. Lees je een melding niet binnen 5 minuten, dan sturen wij je ook een e-mail. Je kunt een profielfoto uploaden, en je bewerkt je eigen reacties achteraf.
Ook nieuw
- De chat naast elk scherm. De chat ziet het document of de regels die jij ziet, en past een boeking voor je aan als je dat vraagt.
- Gesprekken verwijderen. Verwijder gesprekken in de Inbox, één voor één of meerdere tegelijk. De boekingen blijven staan.
- KvK-nummer van een administratie. Je ziet en wijzigt het bij de algemene instellingen. Wij nemen het over uit je boekhoudpakket.
- Duidelijkere pagina's. Elke pagina heeft één blauwe hoofdactie, en Opslaan blijft in beeld zodra je iets wijzigt.
Een rustiger interface, met Home bovenaan
Begin november gaven we de hele app één rustig uiterlijk. Home staat nu bovenaan in de zijbalk, gevolgd door de Inbox, Boekingen en het Overzicht. Zoeken en Meldingen staan samen op één regel. Knoppen, kaarten en menu's hebben dezelfde schaduw en dezelfde ronding, en alle grijstinten komen uit één reeks. De tekst is beter leesbaar, ook in de donkere modus.
Voor
Na
Dezelfde boekingen, voor en na de nieuwe interface.
Wat komt er nu?
In november werken wij verder aan de snelheid van de verwerking. Daarover lees je volgende maand meer.
Dat was oktober. Bedankt voor het lezen, en tot volgende maand! Wil je zien hoe dit op je eigen administraties werkt? Plan een korte demo, dan laten we het zien.