Een klant stuurt een bonnetje, met de vraag of de laptop van de partner ook zakelijk is. Tot nu toe kwam het bonnetje in Easybooker terecht en bleef de vraag in je eigen mailbox liggen. Je zocht het antwoord op, mailde terug vanuit je mailprogramma en hoopte dat een collega niet hetzelfde deed. Vanaf vandaag staat dat gesprek in Easybooker, naast de boekingen die eruit voortkomen.
Wat is nieuw?
De Inbox toont nu gesprekken met je klanten. Elke e-mail aan een e-mailadres van je organisatie, en elk bestand dat je in de Inbox uploadt, wordt een gesprek. Je leest het bericht, ziet wat elke bijlage werd en beantwoordt de klant direct vanuit Easybooker.
De lijst met boekingen die Inbox heette, heet nu Boekingen. Daar verandert verder niets: je filters, opgeslagen weergaven en het boekingsscherm werken zoals je gewend bent. Oude links naar de Inbox openen de juiste boeking onder Boekingen.
Waarom hebben wij dit gemaakt?
Wij willen de AI-backoffice voor accountantskantoren worden. Boeken is daar een groot deel van, maar niet het enige. Een groot deel van je dag gaat naar vraagposten: ontbrekende bonnetjes, vragen van klanten en onduidelijke betalingen. Kantoren vragen ons steeds vaker om die vraagposten in Easybooker af te handelen, bij de administratie waar ze bij horen.
De nieuwe Inbox is de eerste stap. E-mail is het kanaal waar de meeste vraagposten nu binnenkomen, dus daar beginnen we.
Hoe werkt het?
Alles wat binnenkomt, op één plek
Bovenaan zie je in één oogopslag hoeveel gesprekken op je wachten, hoeveel er openstaan en hoeveel er zijn afgerond. Per gesprek zie je wat er van jou verwacht wordt, bijvoorbeeld ‘1 boeking controleren’ of ‘Beantwoorden of afronden’. Gesprekken waar wij nog mee bezig zijn, staan apart.
Wij lezen mee en maken de boekingen
Wij lezen het bericht en de bijlagen, en bepalen welke documenten we boeken. In het voorbeeld hierboven stuurt een klant twee bonnetjes in één e-mail: een factuur voor de ene administratie en een kassabon voor de andere. Wij boeken elk document in de administratie die in de e-mail staat, en nemen de uitleg van de klant mee als context, zoals ‘koffie voor klantbezoek’.
Onder Bijlagen zie je wat elk bestand werd en hoe ver de boeking is. Hoort een bestand bij een andere boeking? Sleep het naar die boeking, of onder de boekingen om een nieuwe te maken.
Antwoorden en notities
Staat er in een e-mail een vraag en geen document, dan zetten wij het gesprek op ‘Beantwoorden of afronden’. Druk op R om te antwoorden. Wij versturen je antwoord vanaf het adres waar de klant naar mailde, in dezelfde e-mailreeks, met bestanden als je die toevoegt. Je klant ziet gewoon een antwoord op de eigen e-mail.
Wil je iets vastleggen voor je collega's? Druk op N voor een notitie. Een notitie blijft in Easybooker en gaat nooit naar de klant. Is het gesprek klaar, dan rond je het af met E.
E-mailadressen voor je hele organisatie
Onder Instellingen > E-mailadressen maak je adressen voor je hele organisatie, zoals een adres voor inkoopfacturen of een adres voor vragen. Koppel een adres aan een paar administraties, of aan geen enkele, dan geldt het voor allemaal. Wij zoeken per document uit in welke administratie het hoort. Per adres stel je ook een voettekst in voor je antwoorden.
De e-mailadressen van je administraties blijven werken zoals je gewend bent. Documenten die je daarheen stuurt, komen direct bij Boekingen.
Wat betekent dit voor jou?
- Vragen van klanten staan naast de documenten en boekingen waar ze over gaan.
- Je hele team ziet welke gesprekken op een antwoord wachten.
- Je antwoordt vanuit Easybooker, zonder over te stappen naar je eigen mailbox.
- Eén e-mailadres kan voor meerdere administraties werken, en wij verdelen de documenten.
Wat komt hierna?
E-mail is pas het eerste kanaal. Wij werken aan meer manieren om documenten en vragen binnen te halen. Denk aan documenten die we direct uit Google Drive of SharePoint ophalen, of klanten die hun eigen e-mailadres koppelen zodat wij daar de facturen voor je zoeken. Alles komt op dezelfde plek binnen: de Inbox.
Benieuwd hoe dit voor jouw kantoor werkt? Plan een korte demo, dan laten we het zien op je eigen administraties.