Facturen van EasyPark met een afrondingsverschil van een paar cent kan een volledig geautomatiseerde boekhouding stilleggen. Hoewel de factuur wettelijk correct is, slagen de meeste softwarepakketten er niet in om de totalen te laten kloppen, wat handmatige correcties vereist. Dit probleem werd pijnlijk duidelijk door een LinkedIn-bericht dat viraal ging onder accountants en boekhouders. De herkenning was groot: een klein verschil veroorzaakt structureel en onnodig werk. Hieronder leggen we uit hoe dit soort afrondingsverschillen ontstaan en hoe Easybooker ze correct en automatisch verwerkt.
Op de voorpagina van de factuur vallen twee zaken op. Ten eerste: de optelsom van de bedragen (€233,02 + €25,85 + €5,41 - €0,04) is €264,24, terwijl het factuurtotaal €264,20 is. Ten tweede: 21% btw over de grondslag van €25,85 is €5,43, niet de €5,41 die de factuur vermeldt.
De verklaring staat in de kleine letters: "BTW wordt berekend per transactietype […] op regelniveau […] Het vermelde BTW bedrag is het juiste bedrag." Deze factuur berekent de btw dus per transactie en rondt vervolgens per transactie af. In Nederland zijn twee methoden toegestaan: btw berekenen per regel en dan de totalen optellen, of eerst alle bedragen optellen en dan eenmalig de btw over het subtotaal berekenen. Door afronding kan de eerste methode een paar cent afwijken van de tweede. Het btw-bedrag op de factuur is daarom altijd leidend.
Hoewel de factuur wettelijk correct is, leidt deze methode bij bijna alle systemen tot handmatige correcties. Zie bijvoorbeeld de reacties onder het LinkedIn-bericht:
- "Met Zenvoices lukt het ons inmiddels om 1/3e van deze EasyPark-facturen geautomatiseerd correct te verwerken, maar dat moet per administratie getraind worden. Het zou mooi zijn als zo'n factuur voor de hele (kantoor)omgeving getraind kan worden, dat scheelt een boel dubbel werk."
- "Wij zitten op 70-80% van de facturen automatisch goed met Continia Software. Maar deze factuur kan niet omdat de nummers simpelweg niet kloppen."
- "Bij een volledig geautomatiseerde factuur kan dit natuurlijk niet. Hier is duidelijk een developer te kort door de bocht bezig geweest en de opdrachtgever heeft dit geaccepteerd. Ik zou mij in ieder geval kapot schamen als ik een factuur zou versturen met een regel 'Aanpassing' erin."
En het klopt dat het om een paar cent gaat, maar het is de structurele inefficiëntie die ontstaat doordat tientallen kantoren dit probleem elke maand handmatig moeten oplossen voor honderden klanten.
Hoe Easybooker deze factuur boekt
Easybooker herleidt eerst welke btw-methode de factuur gebruikt en zorgt ervoor dat het totaalbedrag en het btw-bedrag met elkaar in lijn zijn. Voor deze factuur weten we dat het te betalen bedrag €264,20 is en het btw-bedrag €5,41 (21%). Easybooker neemt dat als uitgangspunt en negeert de correctieregel, vervolgens past het de btw-grondslag aan zodat deze overeenkomt met het btw-bedrag van €5,41. De grondslag verandert hierdoor van €25,85 naar €25,77. De boeking klopt nu volledig:
- Subtotaal:
€233,02 (vrijgesteld) + €25,77 (onderworpen aan btw) = €258,79 - Btw:
21% van €25,77 = €5,41 - Totaal:
€258,79 + €5,41 = €264,20
Dit is exact wat een ervaren boekhouder zou doen: de logica van de factuur begrijpen en de boeking daarop aanpassen. Easybooker AI heeft dit patroon geleerd uit meer dan 75.000 documenten, herkent EasyPark-facturen en past deze aanpak consequent toe. Dit zorgt voor een uitlegbare en consistente verwerking, zonder dat er per klant aparte regels ingesteld hoeven te worden.
Wil je zien hoe wij dit soort facturen automatisch en uitlegbaar verwerken? Meld je aan of boek een demo.